De nombreuses entreprises ont un besoin urgent de savoir comment archiver des documents administratifs, augmentant ainsi la productivité et l’efficacité de leurs processus de travail. La recherche de documents est l’un des plus grands consommateurs de temps au bureau.
En tant qu’experts en organisation de fichiers et en gestion de documents, nous souhaitons vous donner quelques conseils simples pour organiser efficacement vos dossiers administratifs. Pour commencer, nous devons être clair que le terme archive lui-même signifie stocker les documents utiles de manière ordonnée grâce à une méthode efficace qui leur permet d’être facilement localisés et récupérés plus tard, si nécessaire.
Comment archiver des documents administratifs
1. lors de l’archivage des documents, les fichiers doivent être organisés par ordre numérique ou alphabétique. De cette manière, un système de classement est mis en place dans le bureau ou l’entreprise pour être mis en œuvre à l’avenir.
A découvrir également : Comment organiser efficacement son travail à distance ?
2. Chaque dossier doit être étiqueté avec les informations qui vous permettent d’identifier son contenu. Par exemple, le nom, le cas, ou le numéro de dossier du client. Cela simplifie efficacement la recherche de documents.
3. Des dossiers colorés ou des étiquettes colorées peuvent être utilisés. Cela vous permet à tout moment d’identifier une catégorie de fichier en un coup d’œil.
4. S’il existe plusieurs classeurs, alors chaque boite d’archives doit être numérotée, ainsi que chacun de leurs tiroirs. Par exemple, vous pouvez avoir quatre fichiers numérotés de 1 à 4, donc leurs tiroirs seraient 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, etc.
5. Vous devez tenir un inventaire complet du contenu de chaque fichier sur une feuille électronique. Cela va vous permettre de localiser un fichier à partir de n’importe quel ordinateur et de maintenir un ordre efficace de vos fichiers.
6. Pour les fichiers très volumineux, avec un grand nombre de documents, notre recommandation est de mettre en place un système de code-barres ou de radiofréquence, qui permet une traçabilité plus rapide et plus sûre des documents.
A découvrir également : Pourquoi et comment organiser une activité de team building ?
Pourquoi est-il important de suivre une méthode complète et efficace d’archivage des documents?
La méthode de classement des documents administratifs en dit long sur le fonctionnement et l’état de l’organisation elle-même. Et le fait que certains types de documents deviennent introuvables peut se traduire par une perte de temps précieuse ou entraîner des pertes économiques.
De plus, de l’autre côté de l’équation, vous trouvez l’arène législative. D’une part, il est nécessaire de se conformer aux exigences de sécurité et de contrôle de l’information pour un bon traitement des données. En revanche, la loi oblige à conserver certains documents relatifs à l’activité commerciale pendant une durée minimale.
Par conséquent, dans le cadre de la compétence de la gestion des documents, un ensemble de connaissances est nécessaire pour l’enregistrement, l’organisation, le stockage et la récupération des informations. Aujourd’hui, cela se traduit par un archivage efficace des documents numériques.
A découvrir également : Entrepreneur : comment bien s’organiser pour tenir ses deadlines ?
Un dossier ordonné vous permet de travailler de manière plus efficace et productive.
De plus, lorsque cela est jugé nécessaire pour des raisons de sécurité ou d’espace, il sera possible de mettre en œuvre un processus de conservation et de numérisation des documents sans aucun type de revers. Ce type de pratique aide les entreprises à protéger leurs documents des situations extrêmes telles que les catastrophes naturelles.
Si le plan de classement est respecté, les entreprises vont bénéficier d’un bureau plus ordonné. La gestion de l’information est facilitée et les temps de recherche d’informations sont réduits.
Conclusion
L’archivage de documents dans une entreprise est d’une importance vitale, car comme son nom l’indique, il sert à gérer, classer et ordonner un ensemble de documents qui doivent être conservés dans sa base claire. Bien que cette procédure soit généralement réalisée au format papier, de nombreuses entreprises franchissent le pas vers le numérique pour travailler de manière tout aussi efficace.
A découvrir également : Comment organiser un séminaire à Lyon