Tout entrepreneur doit nécessairement apprendre à organiser son travail. S’il est parfois possible de repousser l’échéance d’un projet, l’image renvoyée n’est pas très professionnelle et sérieuse. D’autres prestations ont des dates butoirs indépassables, par exemple une exposition ou un festival. Ne pas être prêt, le jour J serait catastrophique, tant pour le projet que pour votre réputation ! Rassurez-vous, ça ne vous arrivera pas, car vous allez apprendre à vous organiser, à l’aide d’un rétroplanning !
Le rétroplanning, qu’est-ce que c’est ?
Faire un rétroplanning est efficace, il va vous permettre de mettre en perspective, toutes les étapes nécessaires à l’accomplissement d’un projet. De sa prévision, jusqu’à une date fatidique où tout doit absolument être terminé. Pour une entreprise, il peut s’agir d’une construction ou encore de la préparation d’un événement.
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À l’inverse du planning classique, le rétroplanning se repose entièrement sur l’échéance. Toutes les actions nécessaires à l’accomplissement du projet seront alors quantifiées et décomposées, leur temps d’exécution calculé. Cette liste de tâches précises permettra une bonne organisation de l’entreprise, pour mobiliser les équipes suffisantes. Tout en prenant compte des éventuelles contraintes et obstacles à franchir, pour que tout soit prêt à la date prévue.
À quoi ressemble un rétroplanning ?
Maintenant que l’on sait à quoi il sert, voyons vraiment à quoi ressemble un rétroplanning.
Ce tableau va reprendre l’ensemble des tâches à accomplir, qu’elles soient simples et rapides ou fastidieuses et chronophages. Ces dernières sont organisées en fonction de leur période d’exécution de la plus proche à la plus lointaine, en ayant toujours pour ligne de mire la date prévue avec le client.
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Pour chacune de ces choses à faire, symbolisées par une case sur votre tableur, un ou plusieurs exécutants sont nommés. Sur la même ligne, une case adjacente indique le statut de l’action, par exemple “À faire”, “En cours” ou “Terminé” selon un code couleur défini. À l’image du diagramme de Gannt, il est également possible de surligner clairement sur le calendrier, la période allouée à la réalisation de chaque tâche.
Pour le responsable d’entreprise, ce planning de gestion de projet est un véritable gain de temps. Il a devant les yeux une représentation précise de la situation et de l’avancée du travail. Ceci lui permet d’intervenir au plus vite en cas de problème, et même de redéployer ses équipes, afin de respecter la deadline. Les obligations d’un professionnel pour les délais de livraison étant encadrées et pouvant coûter très cher, mieux vaut prendre tout de suite les bons réflexes en termes d’organisation d’entreprise.
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