L’accueil téléphonique est le premier élément de mise en relation entre une entreprise et ses consommateurs. Lorsque le client se sent favorablement reçu, la société à un maximum de chances de le fidéliser. Pour débuter sur une bonne note avec les consommateurs, plusieurs éléments doivent être mis en place. Notamment le nombre de sonneries au bout desquelles le client est reçu, la convivialité ou encore la pertinence des réponses formulées.
Fondamentaux pour répondre qualitativement à un appel téléphonique
Pour optimiser sa relation avec ses consommateurs, votre société doit fournir des appels téléphoniques de qualité. Pour y parvenir, vous devez suivre quelques fondamentaux tels que le fait de décrocher avant la 4ème sonnerie ou de mener l’entretien. En effet, au bout de la troisième sonnerie le client s’impatiente déjà et peut être irrité par l’attente. Par ailleurs, lorsque vous guidez l’entretien, vous établissez plus facilement une relation de confiance. Contactez un expert pour bénéficier d’un service accueil téléphonique. En outre, présentez-vous aussitôt que vous décrochez et évitez les clichés du genre « oui, allô ». Écoutez attentivement votre interlocuteur et faites preuve d’empathie dans la formulation de vos réponses. Ensuite, prenez toujours le temps de donner l’identité de celui vers lequel vous dirigez le client en cas de transfert d’appel.
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Les points essentiels d’un service accueil téléphonique
L’image et la crédibilité d’une société se reflètent dans la qualité de son service accueil téléphonique. Optimisez ce service en restant à la disposition des clients dans les horaires annoncés par votre société. Votre conversation doit automatiquement comporter des formules de politesse, de convivialité et éviter les familiarités du genre « c’est qui svp ». Ne faire une publicité qu’après avoir répondu aux attentes de votre interlocuteur. Vous devez également adapter votre débit à la personne au bout du fil. Enfin, restez convivial et parlez toujours de façon positive à votre interlocuteur.